핵심 요약
- 원본공증원본 문서 자체에 공증인의 확인을 붙이는 방식입니다.
- 사본공증사본이 원본과 같다는 것을 확인해주는 방식입니다.
- 사실공증문서에 적힌 내용이 사실임을 진술하고 확인받는 방식입니다.
- 주의방식에 따라 원본 회수·비용·현지 인정 여부가 달라지므로 제출처 요건을 먼저 확인해야 합니다.
자주 받는 질문이 있습니다. "공증을 받으라는데 원본공증인가요 사본공증인가요? 사실공증은 또 뭔가요?"
서류 인증을 진행하다 보면 이 세 가지가 계속 나옵니다. 이름이 비슷해서 헷갈리기 쉬운데, 실제로는 확인해주는 대상이 다릅니다. 잘못 받으면 현지에서 인정되지 않거나 원본을 돌려받지 못하는 일이 생깁니다.
이 글에서는 세 가지 공증이 각각 무엇을 확인해주는지, 어떤 경우에 어느 것을 받는지 정리하겠습니다.
원본공증은 문서 자체에 공증을 붙이는 것
원본공증은 원본 문서에 직접 공증인의 확인을 붙이는 방식입니다.
주로 회사나 개인이 작성한 문서를 공적인 효력이 있는 문서로 만들 때 씁니다. 계약서, 위임장, 진술서, 동의서 같은 문서가 여기 해당합니다. 이런 문서는 원래 사문서라 그 자체로는 공적 효력이 없는데, 공증을 받으면 아포스티유나 영사확인 단계로 넘어갈 수 있게 됩니다.
여기서 알아두실 점은 원본공증을 하면 그 원본이 공증문서의 일부가 된다는 것입니다. 공증사무소에서 원본에 공증서를 붙여 하나의 문서로 만들기 때문에, 원본만 따로 떼어내 다른 데 쓸 수 없습니다. 같은 원본이 여러 곳에 필요하다면 그만큼 준비하셔야 합니다.
사본공증은 사본이 원본과 같다는 확인
사본공증은 사본을 원본과 대조해서 두 문서가 같다는 것을 확인해주는 방식입니다.
원본을 제출하기 어렵거나 원본을 손에 남겨두어야 할 때 씁니다. 예를 들어 여권은 원본을 제출할 수 없으니 사본을 만들어 공증받습니다. 학위증이나 자격증처럼 하나뿐인 원본을 계속 보관해야 하는 경우도 마찬가지입니다.
사본공증의 장점은 원본을 지킬 수 있다는 것입니다. 다만 제출처에서 반드시 원본을 요구한다면 사본공증으로는 통하지 않습니다. 여권처럼 애초에 원본 제출이 불가능한 서류가 아니라면, 제출처가 사본을 받아주는지 먼저 확인하셔야 합니다.
사실공증은 내용이 사실임을 진술하는 것
사실공증은 문서에 적힌 내용이 사실이라는 것을 본인이 진술하고 공증인이 그 진술을 확인해주는 방식입니다.
기업 서류에서 자주 쓰입니다. 예를 들어 해외에 제출할 확인서나 선언서, 판매 권한 위임장처럼 회사가 직접 작성한 문서를 공증할 때 이 방식으로 진행하는 경우가 많습니다. 회사 대표나 담당자가 그 내용이 사실임을 밝히고 공증을 받는 구조입니다.
수출 서류에서 자유판매증명서나 위임장을 사실공증으로 처리하는 경우가 흔합니다. 국내에서 발급한 공문서가 아니라 회사가 만든 문서이기 때문입니다.
어느 것을 받아야 하는지 판단하는 기준
세 가지 중 무엇을 받을지는 두 가지로 판단합니다.
먼저 서류의 성격입니다. 국가기관이 발행한 공문서라면 대체로 공증 없이 바로 아포스티유를 받을 수 있습니다. 반면 회사나 개인이 작성한 사문서라면 공증이 필요하고, 이때 원본공증이나 사실공증으로 갑니다.
다음은 원본을 어떻게 할 것인지입니다. 원본을 제출해도 되고 회수할 필요가 없다면 원본공증이 자연스럽습니다. 원본을 남겨두어야 하거나 원본 제출이 불가능한 서류라면 사본공증입니다.
가장 확실한 방법은 제출처에 확인하는 것입니다. 어떤 공증 방식으로 받은 서류를 원하는지 명시해주는 경우가 많습니다. 요건이 불명확한 상태에서 임의로 정하면 반려 위험이 있습니다.
공증 방식에 따라 비용도 달라집니다
세 가지 방식은 절차가 다르므로 비용도 차이가 납니다.
사본공증은 원본과 사본을 대조하는 작업이라 비교적 단순합니다. 원본공증과 사실공증은 문서의 내용과 작성 주체를 확인하는 과정이 들어가고, 기업 서류의 경우 법인 관련 확인이 추가되기도 합니다. 문서 분량이 많으면 그만큼 비용이 올라가는 것도 공통입니다.
여기에 번역이 얹히면 번역 비용이 더해집니다. 번역문을 공증하는 경우와 원본을 공증하는 경우가 다르므로, 번역이 필요한 서류라면 어떤 조합으로 갈지 미리 정리하는 편이 비용을 예측하기 쉽습니다.
자주 묻는 질문
Q. 원본공증을 하면 원본을 돌려받을 수 있나요?
원본공증은 원본에 공증서를 붙여 하나의 문서로 만들기 때문에 원본만 따로 회수하기 어렵습니다. 원본을 남겨두어야 한다면 사본공증이 가능한지 제출처에 확인하시는 것이 좋습니다.
Q. 여권은 어떤 공증을 받나요?
여권은 원본을 제출할 수 없으므로 사본공증으로 진행하는 것이 일반적입니다. 사본을 원본과 대조해 같다는 확인을 받는 방식입니다.
Q. 위임장은 어떤 공증인가요?
위임장은 회사나 개인이 작성한 사문서라 원본공증이나 사실공증으로 진행합니다. 제출처 요건과 문서 형태에 따라 방식이 달라지므로 확인이 필요합니다.
Q. 공증을 안 받고 바로 아포스티유를 받을 수는 없나요?
국가기관이 발행한 공문서는 공증 없이 바로 아포스티유를 받을 수 있는 경우가 많습니다. 다만 회사나 개인이 작성한 문서는 공증을 먼저 거쳐야 인증 단계로 넘어갈 수 있습니다.
Q. 제출처가 공증 방식을 지정하지 않으면 어떻게 하나요?
서류 성격과 원본 회수 여부를 기준으로 판단합니다. 판단이 어려우시면 서류 종류와 용도를 알려주시면 일반적으로 어떤 방식으로 진행하는지 안내해 드립니다.
마치며
원본공증, 사본공증, 사실공증은 각각 확인해주는 대상이 다릅니다. 원본 문서 자체를 공증하는지, 사본이 원본과 같다는 것을 확인하는지, 내용이 사실이라는 진술을 확인하는지의 차이입니다. 서류 성격과 원본 회수 여부, 그리고 제출처 요건에 따라 어느 것을 받을지 결정됩니다.
나눔글로벌은 서류를 보고 어떤 공증 방식이 맞는지, 번역이 들어갈 경우 어떤 조합으로 가야 하는지 정리해 드립니다. 공증부터 아포스티유와 영사확인까지 이어서 처리하므로 단계마다 다시 알아보실 필요가 없습니다. 어떤 공증을 받아야 할지 판단이 어려우시면 서류 종류와 제출국, 용도를 알려주세요.
어떤 공증을 받아야 할지 고민이신가요?
서류 종류와 제출국, 용도를 알려주시면 원본·사본·사실공증 중 맞는 방식과 이후 인증 절차를 정리해 안내해 드립니다.
