핵심 요약
- 서류본국 가족관계 서류, 인증, 한글 번역이 모두 필요합니다.
- 대상배우자와 19세 미만 자녀는 바로, 부모 등은 국내 6개월 거주 후 신고합니다.
- 기한직장가입자 자격취득일부터 90일 안 신고를 권장합니다.
- 핵심채용 직후 국적별 서류 안내부터 시작하는 것이 일정 관리의 핵심입니다.
자주 받는 질문이 있습니다. "외국인 직원이 가족을 피부양자로 올려 달라고 하는데, 회사는 뭘 준비해야 하나요?"
회사가 직접 준비할 서류는 많지 않습니다. 문제는 직원이 본국에서 받아 와야 하는 가족관계 서류입니다. 나라마다 서류 이름과 인증 방식이 다르고, 인증이나 한글 번역이 빠지면 공단에서 접수가 되지 않습니다. 직원은 절차를 모르고 회사도 국가별 차이를 모르면, 서류가 몇 번씩 오가면서 신고가 늦어집니다.
인사담당자 입장에서 언제, 무엇을 확인하면 되는지 순서대로 보겠습니다.
인사담당자 체크리스트
| 단계 | 확인할 것 | 시기 |
|---|---|---|
| 1. 대상 가족 | 배우자, 19세 미만 자녀인지 부모 등인지 | 채용 직후 |
| 2. 거주 요건 | 부모 등은 국내 6개월 거주 후 신고 | 가족 입국일 기록 |
| 3. 본국 서류 | 국적별 서류명과 인증 방식 안내 | 입사 전후 바로 |
| 4. 한글 번역 | 번역공증 또는 행정사 번역과 번역확인증명서 | 서류 도착 후 |
| 5. 신고 | 피부양자 자격취득 신고(EDI, 팩스, 방문) | 자격취득일부터 90일 안 권장 |
직장가입자 신고와 피부양자 신고는 별개입니다
외국인 직원도 내국인과 마찬가지로 채용일부터 14일 안에 회사가 직장가입자 자격취득 신고를 합니다. 피부양자는 이와 따로 신고합니다.
피부양자 신고는 직장가입자 자격을 얻은 날부터 90일 안에 하면 그날로 소급해 인정받을 수 있는 것으로 안내되고 있습니다. 90일이 지나면 신고한 날부터 인정됩니다. 본국 서류를 기다리다 기한을 넘기는 경우가 많으니, 입사가 확정되면 바로 가족 서류 요청부터 시작하시는 것이 좋습니다.
6개월 요건은 가족마다 다르게 적용됩니다
2024년 4월 3일부터 외국인과 재외국민은 국내에 6개월 이상 거주해야 피부양자가 될 수 있습니다. 배우자와 19세 미만 자녀(배우자의 자녀 포함)는 예외라 입국 직후에도 신고할 수 있습니다. 부모님을 모셔 오는 직원이라면 입국일을 기록해 두었다가 6개월이 지난 뒤 신고하면 됩니다. 체류자격에 따른 예외도 있으니 애매하면 공단에 미리 확인하세요.
국적별로 서류와 인증 방식이 다릅니다
중국 직원은 공증처에서 받은 친속관계공증서에 중국 아포스티유를 받아 오는 경우가 많습니다. 베트남은 2026년 9월 11일부터 협약국이 되어 출생증명서나 혼인증명서에 아포스티유를 받습니다. 필리핀은 PSA에서 발급한 출생·혼인증명서에 아포스티유를 받습니다. 네팔, 캄보디아, 미얀마 같은 미가입국은 공단 안내 기준으로 본국 외교부 확인이나 그 나라에 있는 한국 공관의 확인을 받습니다.
여기에 한글 번역이 붙어야 합니다. 공증인이 공증한 한글 번역본이나, 외국어번역행정사의 번역본과 번역확인증명서 중 하나로 냅니다. 외국 서류는 인증일 기준 9개월 정도를 유효기간으로 보는 지역본부 안내가 있어, 미리 받아 둔 서류도 너무 오래되지 않았는지 확인해야 합니다.
직원에게 보낼 안내문에 넣을 것
서류가 몇 번씩 오가는 가장 큰 이유는 직원이 본국 가족에게 무엇을 요청해야 하는지 정확히 모르기 때문입니다. 안내문에는 다섯 가지를 넣어 두시면 좋습니다. 본국에서 부르는 서류 이름, 발급하는 기관, 받아야 하는 인증(아포스티유 또는 외교부 확인), 외국인등록증과 같은 영문 이름 철자, 그리고 언제까지 한국에 도착해야 하는지입니다.
이름 철자는 특히 중요합니다. 본국 서류의 로마자 표기와 외국인등록증 표기가 한 글자만 달라도 동일인 확인을 위해 추가 서류를 요구받을 수 있습니다. 서류를 받기 전에 철자를 맞춰 달라고 미리 요청하는 것이 가장 확실한 예방법입니다.
자주 묻는 질문
Q. 피부양자 신고는 회사가 해야 하나요?
직장가입자 본인이나 회사 모두 할 수 있습니다. 외국인 직원이 많다면 회사가 서류를 모아 EDI로 처리하는 편이 누락이 적습니다.
Q. 피부양자 신고는 언제까지 해야 하나요?
직장가입자 자격을 얻은 날부터 90일 안에 신고하면 그날로 소급해 인정받을 수 있는 것으로 안내되고 있습니다. 본국 서류가 늦어질 것 같다면 입사 확정 직후 요청하세요.
Q. 부모님 서류는 입국 전에 미리 받아 둬도 되나요?
미리 준비하셔도 되지만 외국 서류는 인증일 기준 9개월 정도를 유효기간으로 보는 안내가 있습니다. 6개월 거주 요건을 채우는 시점에 기간이 남아 있도록 발급 시기를 맞추세요.
Q. 여러 직원의 서류를 한 번에 처리할 수 있나요?
국적별로 서류를 모아 이름 영문 철자를 외국인등록증과 맞춘 뒤 한 번에 번역하면 보완 요청을 줄일 수 있습니다.
마치며
외국인 직원 가족의 피부양자 등록은 본국 서류를 얼마나 빨리, 정확한 인증으로 받아 오느냐에 달려 있습니다. 채용 직후 국적별 서류 안내, 부모님의 6개월 요건 관리, 90일 신고 기한 확인까지 세 가지만 챙기셔도 직원 문의가 크게 줄어듭니다.
나눔글로벌은 여러 국적 직원의 가족관계 서류를 모아 한글 번역과 번역확인증명서 발급, 번역공증까지 한 번에 진행하고 있습니다. 직원 국적과 대상 가족을 알려 주시면 국적별로 직원에게 전달할 서류 안내를 정리해 드리겠습니다.
외국인 직원 가족 피부양자 서류가 필요하신가요?
직원 국적과 대상 가족을 알려 주시면 국적별 서류 안내와 한글 번역·인증 일정을 정리해 드리겠습니다.
